Staż pracy po nowemu - co zmienia się od 2026 roku?

Nowe zasady ustalania stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują przepisy, które w istotny sposób zmieniają podejście do ustalania stażu pracy. Ustawodawca zdecydował się odejść od wąskiego rozumienia doświadczenia zawodowego, ograniczonego wyłącznie do pracy na etacie, na rzecz rozwiązania uwzględniającego różne formy aktywności zarobkowej i zawodowej.

Nowe regulacje mają bezpośrednie przełożenie na prawa pracownicze uzależnione od stażu, w szczególności na:

• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• długość okresu wypowiedzenia,
• wysokość odprawy przy rozwiązaniu umowy z przyczyn niedotyczących pracownika,
• przyznanie nagród jubileuszowych i dodatków stażowych,
• inne świadczenia wynikające z długości zatrudnienia.

Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy

1.     Okresy uwzględniane dotychczas

Podstawą stażu pracy pozostają:

• okresy zatrudnienia w ramach umowy o pracę,
• czas nauki w szkołach ponadpodstawowych i wyższych, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy,
• inne okresy zaliczane na mocy odrębnych regulacji, takie jak praca w gospodarstwie rolnym, pobieranie zasiłku dla bezrobotnych czy służba mundurowa.

2.      Rozszerzenie katalogu okresów zaliczanych do stażu

Najistotniejszą zmianą jest rozszerzenie katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy o formy aktywności zawodowej, które dotychczas nie były uwzględniane przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Od 2026 roku do stażu pracy wliczane będą w szczególności okresy, w których dana osoba:

· prowadziła pozarolniczą działalność gospodarczą lub współpracowała przy jej prowadzeniu, o ile były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne,

· wykonywała umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,

· współpracowała z osobą wykonującą umowy, o których mowa w powyższym punkcie,

· była członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

· była członkiem spółdzielni kółek rolniczych

– w których ta osoba podlegała ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu,

· okres zawieszenia pozarolniczej działalności gospodarczej w związku z osobistą opieką nad dzieckiem, jeżeli za ten czas opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

· okres sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą, pod warunkiem opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

· udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej za granicą na podstawie innej niż stosunek pracy.

Dokumentowanie stażu – nowe obowiązki i procedury

1.     Zaświadczenia wydawane przez ZUS

Podstawowym źródłem potwierdzenia dodatkowych okresów aktywności zawodowej będą zaświadczenia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, sporządzane na wniosek zainteresowanego. Dokumenty te będą potwierdzały m.in.:

• fakt opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,
• podleganie ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym,
• zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Wnioski składa się elektronicznie, za pośrednictwem systemu PUE/eZUS.

2.     Okresy sprzed reformy systemu ubezpieczeń

W przypadku aktywności zawodowej przypadającej przed 1 stycznia 1999 r. przewidziano odrębny tryb dokumentowania. Osoby, których okres ubezpieczenia rozpoczął się przed tą datą i trwał po niej, muszą złożyć dwa oddzielne wnioski – odpowiednio za okres sprzed i po reformie.

3.     Gdy brak danych w systemie ZUS

Jeżeli ZUS nie dysponuje informacjami pozwalającymi na wydanie zaświadczenia, pracownik może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające. W takim przypadku dopuszczalne jest przedstawienie różnych dokumentów potwierdzających aktywność zawodową, w tym umów, dokumentów podatkowych, wpisów do rejestrów działalności czy zaświadczeń od pracodawców zagranicznych.

Terminy stosowania nowych zasad

Nowe przepisy nie będą stosowane jednocześnie wobec wszystkich pracowników.

• W jednostkach sektora finansów publicznych, do których należą szkoły i placówki oświatowe prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r.
• W pozostałych podmiotach – od 1 maja 2026 r.

Pracownicy będą mieli 24 miesiące na przedstawienie dokumentów potwierdzających wcześniejszą aktywność zawodową. Dopiero po ich złożeniu pracodawca będzie zobowiązany do ponownego ustalenia stażu pracy.

Skutki organizacyjne i finansowe

Wdrożenie nowych zasad będzie wymagało od dyrektorów i organów prowadzących placówki oświatowe zwiększonego zaangażowania organizacyjnego. Konieczna będzie weryfikacja dokumentów, aktualizacja danych kadrowych oraz zabezpieczenie środków finansowych na potencjalny wzrost wydatków na wynagrodzenia.

Podsumowanie

Zmiany w Kodeksie pracy obowiązujące od 2026 roku wprowadzają nowe, bardziej sprawiedliwe podejście do pojęcia stażu pracy. Uznanie różnorodnych form aktywności zawodowej odpowiada rzeczywistym ścieżkom kariery wielu pracowników.

Nowe regulacje otwierają możliwość szerszego uznania doświadczenia zawodowego zdobytego w różnych obszarach aktywności zawodowej. Warunkiem skorzystania z tych uprawnień będzie jednak aktywne działanie pracowników w zakresie zgromadzenia i przedłożenia stosownej dokumentacji w przewidzianych terminach.

Źródła

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2025.277).

Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2025.1423).

https://www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa

https://www.zus.pl/baza-wiedzy/biezace-wyjasnienia-komorek-merytorycznych/pracujacy, „Stażowe” – nowe regulacje i zaświadczenia od 2026 r., data publikacji 29.12.2025 r.

‍