Regulamin organizacyjny w praktyce – wsparcie w zarządzaniu przedszkolem

W codziennym funkcjonowaniu przedszkola ważną rolę odgrywają różnego rodzaju dokumenty organizacyjne. To one porządkują zasady działania placówki, precyzują zakres obowiązków pracowników, opisują strukturę czy sposoby komunikacji wewnętrznej. Część z tych dokumentów wynika wprost z przepisów prawa, inne tworzone są z potrzeby lepszej organizacji pracy i zarządzania zespołem. Jednym z takich dokumentów – często stosowanym w praktyce – jest regulamin organizacyjny. Choć jego forma i zakres mogą się różnić w zależności od typu i wielkości placówki, dobrze przygotowany regulamin może znacząco ułatwić życie właścicielom, dyrektorom i całemu zespołowi.

Czym jest i co zawiera regulamin organizacyjny przedszkola?

Regulamin organizacyjny to wewnętrzny dokument, który porządkuje funkcjonowanie przedszkola – zarówno w zakresie zarządzania, jak i codziennej pracy placówki. Stanowi on swoisty przewodnik po strukturze organizacji, opisując m.in. kto, za co i w jakim zakresie odpowiada. Jego celem jest uporządkowanie codziennego funkcjonowania przedszkola, a także stworzenie jasnych zasad współpracy między wszystkimi uczestnikami życia placówki – od kadry, przez dzieci, po rodziców. Zakres treści, które może zawierać taki dokument, zależy od potrzeb konkretnej placówki, jednak najczęściej obejmuje:

·      podstawowe informacje o organizacji pracy, czyli jak przedszkole funkcjonuje na co dzień – w jakich godzinach, jak wygląda ramowy plan dnia, sposób odnotowywania nieobecności,

·      opis struktury i stanowisk – np. jakie są zakresy odpowiedzialności dyrektora, wymagane kompetencje na danym stanowisku pracy,

·      sposoby zarządzania dokumentacją i komunikacją wewnętrzną – jak przebiega obieg informacji,

·      procedury związane z przyjmowaniem uwag, skarg czy wniosków od rodziców i innych osób,

·      zasady pracy w szczególnych sytuacjach, np. podczas nieobecności nauczyciela, konieczności łączenia grup, skracania godzin pracy itp.,

·      elementy dotyczące opieki nad dziećmi – w tym zdrowia, adaptacji czy organizacji dnia,

·      informacje o współpracy z rodzicami – ich prawa i obowiązki, kanały kontaktu, zasady uczestnictwa w życiu przedszkola,

·      politykę ochrony danych osobowych i inne elementy związane z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami,

·      kwestie finansowe – jak naliczane są opłaty, jakie są zasady płatności, co podlega dodatkowym kosztom.

Czy każde przedszkole musi posiadać regulamin organizacyjny?

Kwestia posiadania regulaminu organizacyjnego nie jest regulowana przepisami prawa – niezależnie od tego, czy przedszkole ma charakter publiczny czy niepubliczny. Decyzja o jego opracowaniu należy do samej placówki – najczęściej podejmuje ją dyrektor, ale w przypadku niepublicznych podmiotów, może być to również właściciel lub organ prowadzący. Dlaczego więc wiele przedszkoli decyduje się na taki dokument, mimo że nie wymaga go prawo? Przede wszystkim dlatego, że regulamin organizacyjny pomaga jasno opisać sposób działania placówki, precyzuje wewnętrzną strukturę oraz zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób. Uporządkowanie tych kwestii jest szczególnie ważne w większych zespołach i placówkach o bardziej rozbudowanej organizacji. Regulamin organizacyjny rozwija i doprecyzowuje zapisy zawarte w innych dokumentach placówki, zwłaszcza w statucie, z którym powinien być spójny. Może zawierać więcej szczegółów dotyczących codziennej pracy, ale nie może być z nim sprzeczny. Dzięki temu możliwe jest elastyczne dopasowanie go do konkretnych realiów placówki – z uwzględnieniem specyfiki kadry, liczby grup czy lokalnych potrzeb. Jedną z praktycznych zalet regulaminu jest możliwość jego bieżącej aktualizacji. Nie wymaga on zatwierdzenia przez organy zewnętrzne – wystarczy poinformować osoby, których dotyczy, o wprowadzonych zmianach. Dzięki temu przedszkole może szybko reagować na nowe potrzeby organizacyjne lub sytuacje wymagające dostosowania zasad pracy.

Podsumowanie

Regulamin organizacyjny to dokument, który – choć nieobowiązkowy – w praktyce okazuje się niezwykle pomocny w codziennym zarządzaniu przedszkolem. Dobrze opracowany porządkuje zasady funkcjonowania placówki, ułatwia podział obowiązków i pozwala lepiej reagować na bieżące potrzeby organizacyjne. Aby jeszcze skuteczniej zarządzać przedszkolem, warto zainwestować w dziennik elektroniczny ELF EDU®, który wspiera dyrektorów, nauczycieli i organy prowadzące w codziennej pracy. Dzięki niemu można sprawnie komunikować się z rodzicami, kontrolować frekwencję, rejestrować zdarzenia, zarządzać płatnościami czy udostępniać ważne informacje zgodnie z przyjętymi zasadami. Wszystko w jednym, intuicyjnym systemie – dostępnym zawsze, gdy tego potrzebujesz.

Źródła:

1.     Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe

2.     https://platformamm.pl/article/12107/regulamin-organizacyjny-przedszkola-wzor, data dostępu: 10.07.2025

‍