Korzystasz z innego systemu?
Pomożemy Ci przenieść dane do ELF EDU® i oszczędzić cenny czas.
Pomożemy Ci przenieść dane do ELF EDU® i oszczędzić cenny czas.
Ochrona danych osobowych w dzienniku elektronicznym – RODO w przedszkolach i żłobkach
Wprowadzenie
Wprowadzenie dzienników elektronicznych w przedszkolach i żłobkach wiąże się z obowiązkiem przestrzegania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), które obowiązuje od 25 maja 2018 roku. Placówki te przetwarzają dane dzieci, ich rodziców oraz personelu, co nakłada obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa tych informacji. Wdrożenie narzędzi elektronicznych niesie ze sobą wiele korzyści organizacyjnych, takich jak ułatwienie kontaktu z rodzicami czy lepsze monitorowanie postępów edukacyjnych dziecka. Jednocześnie jednak wprowadza konieczność dopilnowania, aby wszelkie procedury związane z przetwarzaniem danych były w pełni zgodne z przepisami prawa. RODO wskazuje na konieczność uwzględnienia m.in. zasad ograniczenia celu, minimalizacji danych oraz przejrzystości, co oznacza, że przedszkola i żłobki muszą wdrożyć odpowiednie polityki i środki techniczne, które zapewnią ochronę informacji wrażliwych.
Podstawa prawna przetwarzania danych
Przedszkola i żłobki są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji związanej z procesem nauczania i opieki. Podstawą prawną przetwarzania danych w dzienniku elektronicznym jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Oprócz samego RODO, placówki mogą się również opierać na krajowych przepisach regulujących funkcjonowanie systemu oświaty i instytucji opiekuńczych. Podstawą może być też m.in. ustawa o systemie oświaty i przepisy wykonawcze, które szczegółowo określają zakres informacji wymaganych w dokumentacji związanej z edukacją i opieką. Administrator (dyrektor placówki) musi zatem pamiętać, że przetwarzanie danych jest dozwolone wyłącznie w sytuacji, gdy wynika to z przepisów prawa lub gdy posiada wyraźną zgodę osoby, której dane dotyczą – o ile jest ona w danym kontekście wymagana (np. w przypadku dodatkowych danych wykraczających poza ustawowe obowiązki).
Zakres danych przetwarzanych w dzienniku elektronicznym
Dzienniki elektroniczne zawierają podstawowe dane osobowe dzieci: imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL oraz szczegółowe informacje dotyczące obecności, postępów edukacyjnych i wychowawczych. Dane te powinny być ograniczone jedynie do tych niezbędnych dla realizacji celów placówki. Poza danymi identyfikacyjnymi i informacjami o frekwencji, w dziennikach elektronicznych często pojawiają się również dane na temat wyników w nauce, uwagi wychowawcze czy informacje medyczne (np. dot. alergii) – jeżeli są one konieczne do odpowiedniego sprawowania opieki. Zasada minimalizacji danych nakazuje jednak, aby rejestrować wyłącznie te informacje, które są nieodzowne do osiągnięcia celu, jakim jest prawidłowa opieka i edukacja dzieci. Przetwarzanie nadmiarowych danych osobowych, szczególnie tych wrażliwych, stanowiłoby naruszenie przepisów RODO.
Obowiązki dyrektora jako administratora danych
Dyrektor przedszkola lub żłobka pełni rolę administratora danych osobowych i jest odpowiedzialny za:
- Informowanie rodziców o celu przetwarzania danych oraz ich prawach.
- Zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa przed utratą lub nieuprawnionym dostępem.
- Minimalizację zakresu danych osobowych przetwarzanych w placówce.
Odpowiedzialność dyrektora obejmuje także bieżący nadzór nad przestrzeganiem przepisów w placówce i reagowanie na ewentualne zgłoszenia naruszeń bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to konieczność opracowania szczegółowych procedur postępowania z danymi, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za obsługę dziennika elektronicznego, a także organizowania regularnych szkoleń dla nauczycieli i pracowników administracyjnych, aby wszyscy mieli aktualną wiedzę na temat dobrych praktyk w zakresie ochrony danych.
Prawa rodziców i opiekunów
Rodzice i opiekunowie mają zapewnione prawa zgodnie z RODO, w tym:
- Prawo dostępu do danych osobowych dziecka, prawo do otrzymania ich kopii,
- Prawo do sprostowania niekompletnych lub błędnych danych,
- Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
Dodatkowo rodzice mają prawo żądać wyjaśnień w kwestii tego, które dane są przetwarzane i w jakim celu. Jeżeli rodzic uzna, że placówka przetwarza dane w sposób nieadekwatny bądź niezgodny z przepisami, może on zwrócić się o interwencję do dyrektora albo do Inspektora Ochrony Danych (jeżeli został wyznaczony). W skrajnych przypadkach przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Wdrożenie dziennika elektronicznego zgodnie z RODO
Wdrożenie dziennika elektronicznego zgodnie z RODO wymaga realizacji następujących kroków:
- Analiza ryzyka – identyfikacja zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
- Regularne szkolenia dla personelu z zakresu ochrony danych osobowych.
- Zapewnienie zgodności systemu informatycznego z wymaganiami RODO.
W ramach analizy ryzyka placówka powinna prześledzić cały „cykl życia” danych w systemie – od momentu ich wprowadzenia do dziennika, przez przechowywanie i przetwarzanie, aż po ewentualne usunięcie. Następnie należy wdrożyć konkretne środki zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi, np. system haseł czy szyfrowanie transmisji danych. Regularne szkolenia nauczycieli i pozostałego personelu pozwalają uniknąć błędów ludzkich, które w praktyce są jedną z najczęstszych przyczyn naruszeń ochrony danych (np. niewylogowanie się z systemu po zakończonej pracy).
Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Zgodnie z art. 37 RODO placówki publiczne są zobowiązane do wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD). Osoba ta musi posiadać odpowiednią wiedzę i kwalifikacje w zakresie prawa i praktyk ochrony danych oraz być niezależna w pełnieniu swojej funkcji.
Rola IOD nie sprowadza się jedynie do kontroli wewnętrznej – jest on także punktem kontaktowym dla rodziców i pracowników w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. IOD może uczestniczyć w opracowywaniu i aktualizowaniu polityk bezpieczeństwa, opiniować projekty umów powierzenia przetwarzania danych (np. z dostawcą oprogramowania dziennika elektronicznego) oraz monitorować zmiany w przepisach prawa. Dzięki temu placówka jest na bieżąco z obowiązującymi regulacjami i może skutecznie chronić dane osobowe.
Bezpieczeństwo przetwarzania danych
Administrator jest zobowiązany zapewnić bezpieczeństwo danych poprzez zastosowanie środków technicznych, takich jak pseudonimizacja, szyfrowanie oraz regularne testowanie i ocenę skuteczności środków bezpieczeństwa. W kontekście dziennika elektronicznego szczególnie istotne jest zapewnienie bezpiecznego logowania (np. używanie silnych haseł), szyfrowania danych podczas transmisji (https) oraz zabezpieczanie infrastruktury IT przed atakami z zewnątrz. Ważną kwestią jest również system kontroli dostępu – nie każdy pracownik powinien mieć wgląd w pełną bazę danych dzieci. Zasada przyznawania minimalnych uprawnień pozwala ograniczyć ryzyko nieautoryzowanego wglądu lub zmiany danych.
Obowiązek informacyjny wobec rodziców
Przedszkole lub żłobek musi jasno i zrozumiale przekazać rodzicom informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych ich dzieci, celach przetwarzania oraz przysługujących im prawach zgodnie z art. 13 i 14 RODO. Ważne jest, aby sposób informowania był dostosowany do odbiorców. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania przejrzystych klauzul informacyjnych – zarówno w wersji papierowej (np. przy wypełnianiu dokumentów zgłoszeniowych), jak i elektronicznej (np. na stronie internetowej placówki). W klauzuli tej należy wskazać m.in. dane administratora, dane kontaktowe IOD, cele przetwarzania i podstawę prawną, okres przechowywania danych, a także prawa przysługujące rodzicom i dzieciom. Placówka powinna zadbać, by informacje te były regularnie aktualizowane i w razie potrzeby łatwo dostępne.
Podsumowanie
Przestrzeganie przepisów RODO w przedszkolach i żłobkach zapewnia ochronę praw dzieci, rodziców oraz personelu. Jest to kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania placówek oraz budowania zaufania rodziców. Każda placówka powinna pamiętać o regularnym szkoleniu personelu oraz współpracy z dostawcą oprogramowania w celu zapewnienia pełnej zgodności z wymogami RODO. Odpowiednie wdrożenie i utrzymanie dziennika elektronicznego nie tylko pomagają w zarządzaniu danymi, ale również wspierają transparentność funkcjonowania placówki. Dzięki jasno określonym zasadom i przejrzystej komunikacji z rodzicami, szkoła lub żłobek może efektywnie wykorzystywać nowe technologie, jednocześnie przestrzegając wymagań dotyczących prywatności i bezpieczeństwa. Regularny przegląd procedur, aktualizacja dokumentacji oraz współpraca z Inspektorem Ochrony Danych pomogą uniknąć ewentualnych sankcji i utrzymać wysoki poziom ochrony informacji.
Bibliografia
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).
- Poradnik RODO. (sierpień 2018). Wydany przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).
- Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. 2017 poz. 59 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.).
Powiązane artykuły
Zobacz więcej
Edukacja
Z rodzicem jak z partnerem – budowanie relacji w edukacji przedszkolnej
Partnerstwo z rodzicem pozwala lepiej rozumieć potrzeby dziecka, wspierać jego rozwój oraz skutecznie reagować na pojawiające się wyzwania. Budowanie takiej relacji wymaga jednak świadomego podejścia, gotowości do dialogu i wspólnego działania. Świadomość, że rodzic jest partnerem, a nie tylko „odbierającym” dziecko, zmienia podejście nauczycieli i dyrektorów do budowania codziennych relacji. Jak zatem tworzyć prawdziwe, autentyczne partnerstwo? Jak sprawić, by kontakt z rodzicem stawał się wsparciem, a nie formalnością? W niniejszym artykule przedstawiam najważniejsze zasady oraz sprawdzone sposoby tworzenia autentycznego partnerstwa z rodzicami w edukacji przedszkolnej.
Finanse
Dotacje na kształcenie specjalne: Jak efektywnie wykorzystać fundusze na wsparcie uczniów z różnymi potrzebami edukacyjnymi
W polskim systemie edukacyjnym uczniowie z różnymi potrzebami edukacyjnymi, w tym uczniowie z niepełnosprawnościami, mają prawo do specjalistycznego wsparcia, które umożliwia im pełne uczestnictwo w procesie nauczania. Aby to wsparcie mogło być realizowane, placówki oświatowe otrzymują dotacje na kształcenie specjalne. Fundusze te są przeznaczone na szereg działań, które poprawiają jakość edukacji dzieci z trudnościami w nauce i umożliwiają im skuteczne pokonywanie barier edukacyjnych. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak można wykorzystać dotacje na kształcenie specjalne oraz jakie są zasady rozliczania tych środków.
Prawo
Stanowisko dyrektora w żłobku - co musisz wiedzieć?
Żłobek jest dziś nie tylko placówką opiekuńczą, lecz także pierwszym ogniwem edukacji i profilaktyki rozwoju dziecka w wieku do lat 3. To stawia przed dyrektorem wyjątkowo odpowiedzialną rolę – musi on zagwarantować bezpieczeństwo, wysoką jakość usług, prawidłowe zarządzanie personelem i finansami oraz tworzyć przyjazne środowisko współpracy z rodzicami i organem prowadzącym. Ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (dalej: „ustawa żłobkowa”) szczegółowo opisuje zarówno formalne wymogi kwalifikacyjne, jak i zakres kompetencji oraz obowiązków dyrektora.
Prawo
E-doręczenia w przedszkolach – nowe obowiązki i zasady w świetle ustawy
Rosnąca cyfryzacja administracji publicznej obejmuje również sektor oświaty. Od 1 stycznia 2025 r. niektóre przedszkola są zobowiązane do korzystania z tzw. e-doręczeń, czyli elektronicznego odpowiednika listów poleconych (art. 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2024 roku o doręczeniach elektronicznych, Dz.U. z 2024 r. poz. 1045). W artykule wyjaśnione zostanie, na czym polega ten obowiązek, kogo dotyczy i jak się do niego przygotować.
Aktualności
2 kwietnia – Światowy Dzień Świadomości Autyzmu
Dziś cały świat zwraca uwagę na potrzeby i prawa osób w spektrum autyzmu. To ważna okazja, by przypomnieć sobie, jak wiele możemy zrobić, tworząc bardziej empatyczne, wspierające i dostępne środowisko – również w przedszkolach i żłobkach.
Prawo
Inne formy wychowania przedszkolnego – czym różnią się od przedszkoli?
W Polsce wychowanie przedszkolne regulowane jest m.in. przez Ustawę z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, która precyzuje różne formy opieki i edukacji przedszkolnej. Zgodnie z jej przepisami, obok tradycyjnych przedszkoli, istnieją oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych, a także inne formy wychowania przedszkolnego, które zostaną omówione w niniejszym artykule. Ich funkcjonowanie regulowane jest przez przepisy Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2017 r. w sprawie rodzajów innych form wychowania przedszkolnego, warunków tworzenia i organizowania tych form oraz sposobu ich działania.
Prawo
Zasady stosowania monitoringu w przedszkolu – aspekty prawne
Zwiększająca się liczba przypadków wykorzystywania monitoringu w różnych instytucjach publicznych oraz prywatnych rodzi pytanie o legalność i zasadność jego stosowania w przedszkolach. Możliwość stosowania monitoringu w placówkach oświatowych została określona w art. 108a ustawy Prawo oświatowe i ma na celu przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa dzieciom, a także pracownikom. Z perspektywy prawnej stosowanie monitoringu w przedszkolu wiąże się jednak z wieloma kwestiami, które muszą zostać starannie rozważone.
Aktualności
Nie oceniaj pochopnie - jak napisać efektywne WOPFU?
Wielospecjalistyczna ocena poziomu funkcjonowania ucznia (WOPFU) stanowi podstawę planowania wsparcia dla dziecka z niepełnosprawnością w placówce. Tworzona przez zespół nauczycieli i specjalistów, opiera się na analizie potrzeb i możliwości podopiecznego.
Prawo
Diabeł tkwi w szczegółach – indywidualny program edukacyjno-terapeutyczny w świetle prawa oświatowego
Przepisy prawa oświatowego nakładają precyzyjne wymogi dotyczące jego opracowania, ale to właśnie umiejętność dostosowania dokumentu do indywidualnych potrzeb ucznia przyczynia się do sukcesu terapeutycznego. W artykule przyjrzymy się, jak w gąszczu regulacji odnaleźć klucz do prawidłowego stworzenia IPET-u.
Edukacja
Pedagogika Montessori, a tradycyjne podejście w przedszkolu: co wybrać?
W dzisiejszych czasach istnieją różnorodne metody wychowawcze w przedszkolu. Mają one na celu wspieranie prawidłowego rozwoju dzieci, kształtowanie ich umiejętności społecznych, emocjonalnych oraz poznawczych; pozwalają dzieciom na samodzielne odkrywanie świata, jednocześnie wspierając ich w nauce, współpracy, komunikacji i radzenia sobie z emocjami.
Prawo
Kwalifikacje nauczycieli w przedszkolu – jakie wymagania muszą spełniać opiekunowie?
Nowe regulacje dotyczące kwalifikacji nauczycieli przedszkola mają na celu zapewnienie wysokiego poziomu edukacji dzieci. Choć zmiany wprowadzają wyższe wymagania, ich celem jest zapewnienie, że osoby pracujące w przedszkolach posiadają odpowiednie przygotowanie i kompetencje do pracy z najmłodszymi.
Finanse
Dotacje pod kontrolą: Jak prawidłowo rozliczać i dokumentować środki?
Rozliczanie dotacji oświatowej jest procesem wymagającym przejrzystości, zgodności z przepisami i odpowiedniej dokumentacji. Właściwe rozliczenie zapewnia prawidłowe wykorzystanie środków publicznych.
Edukacja
Kompetencje cyfrowe od najmłodszych lat – dlaczego warto je rozwijać już w przedszkolu?
Kompetencje cyfrowe to klucz do sprawnego funkcjonowania we współczesnym społeczeństwie. Technologie cyfrowe dynamicznie się rozwijają i stają się obecne w każdym aspekcie życia współczesnego człowieka. Dlatego ważne jest to, aby starać się rozwijać owe kompetencje już od najmłodszych lat. Nie należy tego mylić z bezrefleksyjnym korzystaniem z tabletów czy telefonów. Chodzi o mądre, świadome i bezpieczne wprowadzanie dziecka do świata narzędzi cyfrowych.
Prawo
Jak założyć żłobek w Polsce? Krok po kroku do realizacji pomysłu
Każde przedsięwzięcie, zwłaszcza w tak odpowiedzialnej branży jak opieka nad dziećmi, wymaga dokładnego przygotowania. Chcąc stworzyć miejsce, które będzie nie tylko bezpieczne, ale i sprzyjające rozwojowi maluchów, odpowiadasz na rosnącą potrzebę rodziców, którzy pragną zapewnić swoim dzieciom odpowiednią opiekę w pierwszych latach życia. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystkie kroki, które należy podjąć, aby założyć żłobek w Polsce.
Prawo
Jak założyć przedszkole? Wymagania prawne i regulacje dotyczące założenia przedszkola w Polsce.
W dzisiejszych czasach coraz więcej osób decyduje się na założenie przedszkola. Wzrost zainteresowania edukacją przedszkolną, a także rosnący odsetek dzieci uczęszczających do tego typu placówek, stwarza możliwość rozwinięcia własnej działalności. Jednak, aby tego dokonać, konieczne jest spełnienie określonych wymagań prawnych, administracyjnych i organizacyjnych. W artykule przedstawimy, jak zrealizować ten pomysł oraz omówimy najważniejsze regulacje dotyczące założenia przedszkola w Polsce.
Prawo
Ochrona danych osobowych w dzienniku elektronicznym – RODO w przedszkolach i żłobkach
Wprowadzenie dzienników elektronicznych w przedszkolach i żłobkach wiąże się z obowiązkiem przestrzegania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), które obowiązuje od 25 maja 2018 roku. Placówki te przetwarzają dane dzieci, ich rodziców oraz personelu, co nakłada obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa tych informacji.
Terapia
Zwierzęta w roli terapeutów – znaczenie zooterapii w edukacji małego dziecka
Zooterapia czyli terapia z udziałem zwierząt, zyskuje coraz większą popularność jako przełomowa metoda wspierania rozwoju dzieci. Angażowanie zwierząt takich jak psy, konie, alpaki czy koty do pracy z dziećmi, szczególnie borykającymi się z różnymi wyzwaniami rozwojowymi, staje się coraz bardziej doceniane.
Szkolenia dla nauczycieli i specjalistów
Branżowe Centrum Umiejętności – rozwój w terapii zajęciowej!
Branżowe Centrum Umiejętności (BCU) w dziedzinie terapii zajęciowej to nowoczesna przestrzeń szkoleniowa.
Aktualności
6 marca – Europejski Dzień Logopedy!
Logopedia to nie tylko ćwiczenia artykulacyjne, ale także wsparcie w komunikacji, terapia mowy i języka oraz pomoc osobom w każdym wieku.
Finanse
Przełomowe zmiany w finansowaniu oświaty - nowa przyszłość polskiego systemu edukacji
Na podstawie ustawy z dnia 1 października 2024 r. dotyczącej dochodów jednostek samorządu terytorialnego nastąpiły kluczowe zmiany w finansowaniu oświaty samorządowej oraz dotacji na szkoły, przedszkola i inne placówki oświatowe.
Terapia
Komunikacja, która otwiera drzwi – jak AAC wspiera rozwój dzieci ze spektrum autyzmu
Proponując wdrożenie komunikacji alternatywnej i wspomagającej AAC (ang. Augmentative and Alternative Communication) w terapii dzieci z opóźnionym rozwojem mowy, często napotykam na opór ze strony rodziców.
Prawo
Nowe standardy opieki nad dziećmi w wieku do lat 3
W ostatnich latach coraz większą uwagę przykłada się do jakości opieki i edukacji najmłodszych dzieci. Wzrost świadomości społecznej na temat kluczowej roli wczesnych etapów rozwoju przełożył się na konkretne regulacje prawne.
Terapia
Nowoczesny i wygodny – poznaj innowacyjny dziennik elektroniczny ELF EDU®!
Zadbaj o najwyższe standardy opieki i edukacji w swojej placówce dzięki narzędziu, które usprawni pracę kadry, ułatwi codzienną komunikację z rodzicami i pozwoli lepiej dbać o rozwój dzieci.
Terapia
Zastosowanie nowoczesnych technologii w edukacji dziecka.
Żyjemy w czasach, w których nowoczesne technologie towarzyszą nam na każdym kroku - zarówno w domach, pracy, jak i w placówkach edukacyjnych. Współczesne urządzenia, aplikacje, programy oraz różnego rodzaju systemy cyfrowe stały się nieodłącznym elementem naszej codzienności.