Kontrola wykorzystania dotacji oświatowej - co warto wiedzieć?

Dotacje stanowią istotne źródło finansowania dla placówek oświatowych. Ich prawidłowe wykorzystanie to obowiązek, który niesie za sobą odpowiedzialność. Organy dotujące, takie jak gmina czy powiat, mają prawo przeprowadzać kontrole w celu weryfikacji, czy środki zostały wydane zgodnie z przeznaczeniem. Jak wygląda taka kontrola w praktyce? Na co warto zwrócić uwagę? Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które pomogą się przygotować i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

‍

Zawiadomienie o kontroli – kiedy i jak zostaniesz poinformowany?

Organy dotujące mają obowiązek poinformować placówkę o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Zawiadomienie o kontroli przekazywane jest na piśmie i zawiera wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane organu kontrolującego i kontrolowanego, daty planowanej kontroli, adresy, podstawy prawne oraz podpisy osób upoważnionych. Oprócz zawiadomienia placówka otrzymuje również upoważnienie dla osoby przeprowadzającej kontrolę oraz wykaz dokumentów, które należy przygotować. Zakres wymaganej dokumentacji może różnić się w zależności od uchwały obowiązującej w danej jednostce samorządu terytorialnego. Na zebranie i przedłożenie wskazanych dokumentów placówka ma 14 dni od dnia otrzymania wezwania.

‍

Okres objęty kontrolą – jak daleko sięga weryfikacja?

Kontrola dotacji oświatowej przeprowadzana jest za konkretny rok budżetowy, czyli kalendarzowy – a nie, jak mogłoby się wydawać, za rok szkolny. Najczęściej weryfikowany jest rok poprzedzający, jednak organ dotujący ma prawo skontrolować dokumentację finansową nawet do pięciu lat wstecz. W niektórych gminach tworzone są harmonogramy kontroli, które mogą obejmować także placówki oświatowe, jednak nie jest to standardem. W praktyce wiele podmiotów dowiaduje się o kontroli dopiero w momencie otrzymania oficjalnego zawiadomienia oraz żądania udostępnienia dokumentacji.

‍

Zakres kontroli – co dokładnie jest sprawdzane?

Celem kontroli jest ustalenie, czy otrzymane środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, tj. na działalność oświatową. Podstawą do oceny prawidłowości wydatków jest art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Stanowi on punkt odniesienia dla kontrolera przy ocenie, czy dane środki zostały wydane w odpowiedni sposób. Natomiast art. 36 ww. ustawy mówi o zasadach dotyczących przeprowadzania kontroli. Kontrolerzy mogą analizować m.in. dokumentację finansową (faktury, rachunki, listy płac), dane z akt osobowych nauczycieli, statut placówki oraz umowy. W wykazie wymaganych dokumentów często znajdują się również dzienniki zajęć, regulamin pracy czy dokumenty dotyczące remontów. Zakres kontroli dotyczy wyłącznie tych wydatków, które zostały pokryte z otrzymanej dotacji oświatowej. Oznacza to, że placówka ma obowiązek przedstawić jedynie te faktury, rachunki i dokumenty księgowe, które zostały ujęte w rozliczeniu dotacji. Przed przekazaniem dokumentacji warto dokładnie zweryfikować jej kompletność i spójność – szczególnie w przypadku umów z pracownikami czy kontrahentami. Należy sprawdzić, czy zawierają one wszystkie wymagane podpisy, czy wynagrodzenia są zgodne z zapisami w umowie oraz czy ewentualne zmiany zostały odpowiednio udokumentowane (np. poprzez aneksy). Istotne jest również, by na dokumentach księgowych było wyraźnie zaznaczone, jaką formą zostały opłacone – np. w przypadku płatności gotówkowych powinno to być jednoznacznie wskazane, a do wydatków opłaconych przelewem warto dołączyć potwierdzenie zapłaty. W sytuacji, gdy kontrolujący żąda dokumentów niezwiązanych z wydatkowaniem dotacji, organ prowadzący placówkę ma prawo odmówić ich udostępnienia.

‍

Siedziba placówki czy urząd? Miejsce kontroli dotacji

W zdecydowanej większości przypadków kontrola wykorzystania dotacji oświatowych odbywa się bezpośrednio na terenie placówki. Przepisy prawa nakładają na osobę prowadzącą obowiązek umożliwienia organowi kontrolującemu wstępu do obiektu oraz udostępnienia pomieszczenia do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Kontrola powinna odbywać się w godzinach pracy placówki, co umożliwia kontrolującemu dostęp do dokumentów i weryfikację zgodności wykorzystania dotacji z obowiązującymi przepisami. Zdarzają się jednak przypadki, gdy organ kontrolujący żąda, aby kontrola odbyła się w formie dostarczenia kserokopii dokumentów (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) do urzędu. Tego typu rozwiązanie nie jest wyraźnie przewidziane przez przepisy. Zgodnie z interpretacjami niektórych sądów (np. WSA w Gorzowie Wielkopolskim - wyrok II SA/Go 830/21), taka procedura nie znajduje pokrycia w obowiązujących przepisach.

Zakończenie procesu kontrolnego i protokół kontroli

Po przeprowadzeniu kontroli organ kontrolujący sporządza protokół, który dokumentuje wyniki przeprowadzonych czynności. Powinien być on podpisany zarówno przez kontrolującego jak i kontrolowanego. Protokół zawiera kluczowe informacje dotyczące kontrolowanej placówki, takie jak jej nazwa, adres, dane organu prowadzącego oraz osoby upoważnione do reprezentowania. Dodatkowo, wskazuje daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli, imiona kontrolujących, a także przedmiot i zakres czynności. W protokole znajdują się również szczegóły dotyczące stanu faktycznego, w tym wykryte nieprawidłowości, ich zakres oraz potencjalne skutki. Można w nim znaleźć informacje o załącznikach, które często są bardzo obszerne. Kontrolowany ma prawo do zgłaszania uwag i zastrzeżeń przed podpisaniem protokołu, najlepiej na piśmie. Po ich otrzymaniu, kontrolujący są zobowiązani do ich analizy. Jeśli zastrzeżenia okażą się uzasadnione, protokół może zostać zmieniony lub uzupełniony. Jeżeli kontrolowany odmówi podpisania protokołu, musi to zostać odnotowane w dokumencie, jednak odmowa ta nie blokuje realizacji ustaleń kontrolnych. Na podstawie wyników kontroli oraz uwzględniając ewentualne zastrzeżenia, organ kontrolujący opracowuje wystąpienie pokontrolne, które zawiera ocenę działalności placówki oraz jeżeli stwierdzone zostaną nieprawidłowości, zalecenia dotyczące działań naprawczych. Organ prowadzący placówkę jest zobowiązany do przekazania organowi kontrolującemu informacji na temat sposobu realizacji tych zaleceń w określonym terminie. Proces kontrolny kończy się po realizacji powyższych działań. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu dotacji, może zostać wszczęte postępowanie administracyjne dotyczące zwrotu środków. Dotacja pobrana nienależnie lub wykorzystana w sposób niezgodny z przeznaczeniem podlega zwrotowi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

‍

Podsumowanie

Kontrola wykorzystania dotacji oświatowej to proces, który ma na celu zapewnienie, że środki publiczne zostały wydane zgodnie z przeznaczeniem. Przygotowanie się do kontroli i przestrzeganie obowiązujących procedur jest kluczowe, by uniknąć problemów i nieprzyjemnych konsekwencji. Ważne jest, aby placówki edukacyjne miały pełną kontrolę nad dokumentacją finansową i były w stanie szybko przedstawić wymagane materiały kontrolującym. W dobie cyfryzacji korzystanie z narzędzi, które ułatwiają zarządzanie dokumentacją, staje się nieodzownym elementem efektywnego zarządzania placówką. Elektroniczny dziennik ELF EDU®, może pomóc w skutecznym porządkowaniu dokumentów, ułatwić dostęp do danych oraz w prosty sposób przygotować wymagane raporty. Dzięki temu zyskujesz pewność, że wszystkie materiały kontrolne będą uporządkowane i łatwo dostępne, co znacząco skraca czas przygotowań do kontroli.

Źródła:

1.     Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych,

2.     A. Witek, Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej przez JST w praktyce, „Forum Placówek Niepublicznych”, 2024, nr 111

3.     https://lexedu.pl/aktualnosci/jak-przygotowac-sie-do-kontroli-dotacji-oswiatowych-radzi-mec-beata-patoleta/, data dostępu: 21.08.2025

‍