Finanse pod lupą: należności w przedszkolach niepublicznych

Prowadzenie placówki oświatowej wiąże się z koniecznością odpowiedzialnego i racjonalnego zarządzania finansami. Podmioty prowadzące przedszkola niepubliczne powinny w taki sposób planować swoją działalność, aby wszystkie przewidywalne koszty funkcjonowania placówki znajdowały pokrycie w stabilnych i odpowiednio zaplanowanych przychodach. Ma to kluczowe znaczenie nie tylko dla bieżącego funkcjonowania placówki, lecz także dla zachowania płynności finansowej oraz długofalowego bezpieczeństwa organizacyjnego. W praktyce oznacza to konieczność właściwego konstruowania systemu należności pobieranych od rodziców, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, transparentny i adekwatny do faktycznych kosztów prowadzenia działalności. Odpowiednie zaplanowanie opłat pozwala ograniczyć ryzyko powstawania niedoborów finansowych, a jednocześnie zapewnia stabilne warunki realizacji zadań opiekuńczych, wychowawczych i edukacyjnych.

Rodzaje należności w placówkach niepublicznych

W praktyce funkcjonowania przedszkoli niepublicznych należności pobierane od rodziców mogą mieć zróżnicowany charakter i obejmować kilka kategorii opłat. Ich prawidłowe określenie oraz rozróżnienie ma istotne znaczenie zarówno z perspektywy finansowej placówki, jak i transparentności wobec rodziców. Możemy wyodrębnić:

· Czesne, które stanowi regularną opłatę miesięczną za opiekę i pobyt dziecka w placówce oświatowej. Zazwyczaj jest to główne źródło przychodów niepublicznego przedszkola pobierane od rodziców,

· Wyprawkę, która jest opłatą np. za artykuły plastyczne dla dziecka. Zazwyczaj pobierana jest raz w roku szkolnym,

· Opłaty za zajęcia dodatkowe, np. językowe, sportowe, muzyczne czy plastyczne,

· Opłaty za wyżywienie, tj. za posiłki dziecka w przedszkolu,

· Wpisowe, czyli opłata, która pobierana jest jednorazowo w momencie zapisu dziecka do placówki,

· Należności z tytułu udziału dzieci w wycieczkach oraz wyjazdach,

· Pozostałe należności, np. opłaty za ubezpieczenie dziecka.

Zasady pobierania opłat w placówkach niepublicznych

Należności pobierane przez niepubliczne przedszkola wynikają z relacji o charakterze cywilnoprawnym, kształtowanej na podstawie umowy zawieranej z rodzicami. To właśnie ten dokument stanowi podstawę do ustalenia zasad odpłatności, w tym wysokości czesnego czy wyprawki oraz warunków ich wnoszenia. Wszystkie kluczowe informacje powinny być jasno określone w zawartej umowie, co zapewnia przejrzystość i bezpieczeństwo obu stron. Wysokość opłat w przedszkolach niepublicznych jest zróżnicowana i zależy m.in. od lokalizacji placówki, jej oferty oraz kosztów jej funkcjonowania. Z reguły w większych miastach opłaty są wyższe niż w mniejszych miejscowościach. Ustalanie wysokości należności wymaga wyważenia interesów placówki oraz możliwości finansowych rodziców. Z jednej strony opłaty muszą pokrywać realne koszty działalności i umożliwiać jej stabilne prowadzenie, z drugiej – zbyt wysokie obciążenia mogą wpływać na decyzje rodziców i ograniczać dostępność usług. Zmiana wysokości opłat w trakcie trwania umowy jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy przewidują to jej postanowienia oraz ewentualne zapisy statutu, a także gdy istnieją obiektywne przesłanki uzasadniające taką decyzję, np. wzrost kosztów funkcjonowania placówki. Każda modyfikacja warunków finansowych wymaga wcześniejszego poinformowania rodziców oraz zachowania formy pisemnej, najczęściej poprzez zawarcie aneksu do umowy. Rodzice powinni mieć zapewniony realny czas na zapoznanie się z nowymi warunkami oraz możliwość podjęcia decyzji co do dalszej współpracy. Brak zgody na zmienione zasady odpłatności uprawnia ich do wypowiedzenia umowy, zgodnie z obowiązującym okresem wypowiedzenia. W tym czasie placówka nie powinna stosować podwyższonych stawek. W praktyce coraz częściej stosowanym rozwiązaniem są klauzule waloryzacyjne, które pozwalają na okresową aktualizację wysokości opłat w oparciu o jasno określony wskaźnik, np. inflację. Takie zapisy mogą stanowić narzędzie zabezpieczające stabilność finansową placówki, pod warunkiem że są sformułowane w sposób jednoznaczny i zgodny z prawem konsumenckim. Warto również pamiętać, że poza podstawowymi opłatami wynikającymi z umowy, rodzice mogą ponosić dodatkowe koszty związane z zajęciami dodatkowymi, wyżywieniem czy udziałem dziecka w wyjazdach i warsztatach tematycznych. Ich wysokość i zakres powinny być jasno określone w regulaminie placówki, dzięki czemu rodzice mają pełną jasność co do obowiązków finansowych i mogą odpowiednio zaplanować korzystanie z oferowanych usług.

Zwolnienie rodziców z opłat w przedszkolach niepublicznych

Możliwość zwolnienia rodziców z opłat za przedszkole niepubliczne uzależniona jest przede wszystkim od statusu placówki oraz zasad jej finansowania. Co do zasady przedszkola niepubliczne nie są zobowiązane do stosowania ulg ani zwolnień z opłat, chyba że pobierają dotację w wysokości 100% kwoty podstawowej (na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych), analogicznie jak przedszkola publiczne. W takim przypadku warunki częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat określa uchwała właściwej rady gminy, a zwolnienie następuje na wniosek rodzica spełniającego wskazane kryteria. Decyzję w tym zakresie podejmuje organ prowadzący placówkę. Pozostałe przedszkola niepubliczne mogą wprowadzać zwolnienia lub ulgi dobrowolnie, przy czym ich zakres, okres obowiązywania oraz zasady przyznawania powinny zostać w sposób jednoznaczny ustalone i jasno zakomunikowane rodzicom.

Gdy opłaty nie wpływają – postępowanie w przypadku zaległości

W praktyce funkcjonowania przedszkoli niepublicznych może dojść do sytuacji, w której rodzice przestają terminowo regulować należności. W pierwszej kolejności warto podjąć działania zmierzające do polubownego rozwiązania problemu, w szczególności poprzez rozmowę i ustalenie zasad spłaty zadłużenia. Takie uzgodnienia mogą obejmować m.in. rozłożenie zaległości na raty, odroczenie terminu płatności czy rezygnację z naliczania części odsetek, co często pozwala uniknąć eskalacji sporu i dodatkowych kosztów. Jeżeli mimo podjętych prób porozumienia zaległości nie zostaną uregulowane, zasadne jest wystosowanie pisemnego wezwania do zapłaty, w którym należy wskazać wysokość zadłużenia oraz wyznaczyć dodatkowy termin jego uregulowania. Wezwanie powinno zostać doręczone w sposób umożliwiający potwierdzenie jego odbioru, na przykład poprzez przesyłkę rejestrowaną lub przekazanie dokumentu bezpośrednio za pisemnym potwierdzeniem. Zachowanie takiej formy doręczenia ma istotne znaczenie dowodowe w przypadku podejmowania dalszych czynności formalnych. W razie dalszego braku reakcji możliwe jest podjęcie kolejnych kroków, w tym skorzystanie z pomocy profesjonalnego pełnomocnika oraz skierowanie ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty. W przypadku utrzymywania się zaległości pomimo podjęcia powyższych działań, organ prowadzący przedszkole może zdecydować się na dochodzenie należnych kwot na drodze sądowej. Postępowanie to polega na wniesieniu do właściwego sądu pozwu o zapłatę i stanowi najbardziej sformalizowany etap odzyskiwania należności. Należy przy tym uwzględnić, że rozwiązanie to wiąże się z dodatkowymi kosztami, w szczególności z obowiązkiem uiszczenia opłaty sądowej oraz – w wielu przypadkach – z potrzebą skorzystania z pomocy profesjonalnego adwokata czy radcy prawnego, co ma znaczenie dla sprawnego i skutecznego prowadzenia sprawy.

Podsumowanie

Sprawnie funkcjonujący system należności w przedszkolu niepublicznym jest podstawą stabilności finansowej i przejrzystych relacji z rodzicami. Jasne zasady pobierania opłat oraz właściwa organizacja rozliczeń ograniczają ryzyko problemów finansowych i organizacyjnych. Wsparciem w tym zakresie jest dziennik elektroniczny ELF EDU®, który pozwala w prosty sposób wystawiać faktury oraz na bieżąco kontrolować wpłaty rodziców, ułatwiając codzienne zarządzanie finansami placówki.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych,

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

‍