E-doręczenia w przedszkolach – nowe obowiązki i zasady w świetle ustawy

Rosnąca cyfryzacja administracji publicznej obejmuje również sektor oświaty. Od 1 stycznia 2025 r. niektóre przedszkola są zobowiązane do korzystania z tzw. e-doręczeń, czyli elektronicznego odpowiednika listów poleconych (art. 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2024 roku o doręczeniach elektronicznych, Dz.U. z 2024 r. poz. 1045). W artykule wyjaśnione zostanie, na czym polega ten obowiązek, kogo dotyczy i jak się do niego przygotować.

Czym są e-doręczenia?

Kwestie związane z e-doręczeniami reguluje przede wszystkim ustawa z dnia 21 czerwca 2024 roku o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1045) – zwana dalej Ustawą. Jak wskazano w art. 2 pkt 8) Ustawy, usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego oznacza, zgodnie z dyspozycją art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014, usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany, która to usługa świadczona jest przez operatora wyznaczonego. Definicji operatora wyznaczonego należy upatrywać, zgodnie z treścią art. 2 pkt 4) Ustawy, w art. 3 pkt 13 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2024 r. poz. 467), zgodnie z którym operatorem wyznaczonym jest operator pocztowy obowiązany do świadczenia usług powszechnych.

Kto musi posiadać adres do e-doręczeń?

Zgodnie z art. 8 i 9 ustawy, do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE) zobowiązane są wszystkie podmioty publiczne, w tym jednostki systemu oświaty, jak przedszkola prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego. Obowiązek dotyczy również podmiotów niepublicznych, jeżeli prowadzą działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG lub KRS (art. 9 ust. 1 pkt 8 i 9).

Jak utworzyć adres do e-doręczeń?

Dla jednostek publicznych adres tworzy minister właściwy do spraw informatyzacji na wniosek złożony za pośrednictwem platformy e-usług (art. 12 ust. 1). W przypadku niektórych podmiotów proces odbywa się automatycznie na podstawie danych z rejestrów publicznych, np. CEIDG lub KRS (art. 11 pkt 2).

Dla podmiotów niepublicznych, np. osób fizycznych prowadzących przedszkola niepubliczne, wniosek można złożyć online poprzez Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl (art. 15 ust. 1 pkt 1) lub za pośrednictwem e-usługi ministra właściwego do spraw informatyzacji (art. 15 ust. 1 pkt 2). Wniosek musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 14 ust. 3).

Jak założyć adres do e-doręczeń krok po kroku?

1.     Wejdź na stronę www.gov.pl/web/e-doreczenia – tam znajdziesz informacje oraz dostęp do formularzy elektronicznych.

2.     Wypełnij wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych – wymagane będą m.in. dane placówki, REGON, NIP, dane administratora skrzynki (art. 12 ust. 2).

3.     Podpisz wniosek elektronicznie – za pomocą podpisu zaufanego, kwalifikowanego lub osobistego (art. 14 ust. 3).

4.     Oczekuj na potwierdzenie utworzenia adresu oraz instrukcję aktywacji skrzynki doręczeń – informacja zostanie przesłana na wskazany adres e-mail (art. 15 ust. 6).

Kiedy należy mieć gotowy adres do e-doręczeń?

Przedsiębiorcy, którzy zarejestrują swoją działalność po 1 stycznia 2025 roku, będą zobowiązani do założenia adresu do e-Doręczeń już na etapie rejestracji firmy. W przypadku działalności wpisanych do CEIDG przed tą datą, obowiązek ten wejdzie w życie 1 października 2026 roku. Natomiast podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku muszą posiadać adres do e-Doręczeń najpóźniej do 1 kwietnia 2025 roku.‍

Jak działa skrzynka doręczeń?

Skrzynka doręczeń to narzędzie do odbierania i wysyłania korespondencji w ramach e-doręczeń (art. 2 pkt 9). Jej aktywacja odbywa się po wyznaczeniu administratora i przeprowadzeniu procesu uwierzytelnienia (art. 19 ust. 1 i 4). Uprawniony administrator zyskuje możliwość zarządzania skrzynką, nadawania korespondencji i konfigurowania ustawień (art. 19 ust. 6).

Co daje przedszkolu system e-doręczeń?

Wdrożenie e-doręczeń usprawni komunikację z urzędami i innymi podmiotami publicznymi, pozwoli zaoszczędzić czas i środki przeznaczane na tradycyjną korespondencję oraz umożliwi łatwe archiwizowanie dokumentów. System zapewnia również większe bezpieczeństwo przesyłek oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Podsumowanie

Od 2025 roku e-doręczenia staną się obowiązkowym narzędziem komunikacji dla większości przedszkoli. Podstawy prawne tej zmiany znajdują się w ustawie z 21 czerwca 2024 roku o doręczeniach elektronicznych. Proces wdrożenia wymaga założenia adresu do doręczeń elektronicznych i aktywacji skrzynki doręczeń.

‍

Bibliografia:

1.     Ustawa z dnia 21 czerwca 2024 roku o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1045).

2.     Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE – z dnia 23 lipca 2014 r. (Dz.U.UE.L nr 257, str. 73).

3.     Ustawa z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2024 r. poz. 467).

‍