Dotacje pod kontrolą: Jak prawidłowo rozliczać i dokumentować środki?

DEFINICJA DOTACJI OŚWIATOWEJ

Dotacje oświatowe są to środki finansowe przekazywane przez jednostki samorządu terytorialnego na rzecz szkół i przedszkoli w celu realizacji zadań określonych w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

Dotacja oświatowa stanowi istotne wsparcie finansowe dla danej placówki w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej.

Rozliczanie dotacji oświatowej reguluje kilka zasad, które mają na celu zapewnienie, że środki publiczne są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem, w sposób przejrzysty i racjonalny. Zasady te określają sposób dokumentowania wydatków oraz procedury kontrolne, które są stosowane w odniesieniu do dotacji przekazywanych na zadania oświatowe.

ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI OŚWIATOWEJ:

Ø  Zgodność z przeznaczeniem dotacji

       Dotacja oświatowa musi być wydatkowana wyłącznie na cele, na które została udzielona.

Ø  Dokumentowanie wydatków

Wszystkie wydatki ponoszone w ramach dotacji muszą być odpowiednio udokumentowane fakturami, rachunkami, deklaracjami, umowami i innymi dokumentami potwierdzającymi celowość wydatkowanych środków (np. dokumentacja zdjęciowa dotycząca realizowanych remontów – przed i po wykonanych pracach, dokument potwierdzający mianowanie na stanowisko dyrektora na podstawie własnego zarządzenia lub decyzji, decyzja osoby prowadzącej o przyznaniu sobie wynagrodzenia za pełnienie funkcji dyrektora. Dodatkowo, faktury powinny zawierać szczegółowy opis, który umożliwia jednoznaczne stwierdzenie, że wydatki zostały poniesione zgodnie z ich przeznaczeniem oraz być uzupełnione potwierdzeniem zapłaty lub raportem kasowym.

Ø  Okres wydatkowania dotacji

Dotacja może zostać przeznaczona wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z realizacją zadań określonych w art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, poniesionych w roku budżetowym, na który została przyznana, niezależnie od okresu, którego dotyczą te zadania.

Zapis „w roku budżetowym” oznacza, że dane środki finansowe mogą być wydatkowane wyłącznie w określonym roku budżetowym, czyli w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Nie oznacza to jednak, że dotyczą tylko działań realizowanych w tym roku – możliwe jest finansowanie zadań, które formalnie odnoszą się do innych lat, o ile wydatki faktycznie zostały poniesione w bieżącym roku budżetowym (metoda kasowa). Jest to istotne z punktu widzenia rozliczeń finansowych.

Ø  Zwrot niewykorzystanej dotacji

Zgodnie z treścią art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, dotacje przekazane z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, które nie zostały wykorzystane do końca roku budżetowego (kalendarzowego), powinny zostać zwrócone do budżetu tej jednostki w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego.

Od kwot dotacji zwróconych po terminie, tj. 31 stycznia nalicza się odsetki w wysokości właściwej dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po upływie terminu zwrotu.

‍

WYDATKOWANIE DOTACJI OŚWIATOWEJ

Sposób wydatkowania otrzymanych środków reguluje art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, który określa, na jakie cele może zostać przeznaczona otrzymana dotacja. Zgodnie z zapisami ustawy, dotacja może zostać przeznaczona na pokrycie wydatków bieżących obejmujących wszelkie wydatki związane z działalnością placówki wychowania przedszkolnego, szkoły lub innej placówki, w tym w szczególności:

‍

1. Koszty związane z działalnością dydaktyczną, wychowawczą i opiekuńczą

Obejmuje to m.in.:

·      wynagrodzenia dyrektora, nauczycieli oraz innych pracowników placówki,

Ustawa określa roczne limity wynagrodzenia w wysokości nieprzekraczającej:

- 250% 12-krotnego średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego, w odniesieniu do placówek publicznych, tj. kwota 300.002,10 zł;

- 150% 12-krotnego średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego, w odniesieniu do placówek niepublicznych, tj. kwota 180.001,26 zł.

Należy podkreślić, że podany limit odnosi się do okresu rocznego.

WAŻNE: Wskazane powyżej limity odnoszą się do kwoty wynagrodzenia brutto, tj. wynagrodzenia netto, składek ZUS po stronie pracownika, składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek. Składki, które obciążają pracodawcę, mogą zostać rozliczone z dotacji, przy czym należy uwzględnić, że są one naliczane tylko od kwoty mieszczącej się w wyznaczonym limicie.

·      opłaty za szkolenia BHP, badania medycyny pracy pracowników (możliwość finansowania tych wydatków z dotacji została potwierdzona przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 5 października 2022 r. (sygn. akt III SA/Gl 383/22),

·      zakup pomocy dydaktycznych i wyposażenia niezbędnego do prowadzenia zajęć edukacyjnych,

·      organizację zajęć dodatkowych wspierających rozwój uczniów (np. zajęcia umuzykalniające czy językowe). Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy rodzice ponoszą opłaty za te zajęcia, finansowanie ich z dotacji oświatowej jest niemożliwe, ponieważ prowadziłoby to do podwójnego finansowania,

·      organizacja wycieczek oraz wyjść np. do teatru. W wyroku z dnia 20 marca 2020 r.  (sygn. akt VIII SA/Wa 65/20) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie stwierdził, że wydatki finansowane dotacją, które są związane z wycieczkami oraz wyjściami dzieci do kina, teatru czy parku rozrywki, w całości mieszczą się w zakresie zadań oświatowych i są zgodne z art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

2. Utrzymanie i funkcjonowanie placówki oświatowej

Środki z dotacji mogą być także wykorzystane na pokrycie kosztów związanych z bieżącym funkcjonowaniem placówki, w tym:

·      opłaty za media (prąd, woda, ogrzewanie),

·      opłaty za usługi telefoniczne i internetowe,

·      czynsz za wynajem budynków lub pomieszczeń,

·      inne opłaty związane z działalnością przedszkola, np. opłaty pocztowe, prowizje bankowe, wynagrodzenie inspektora RODO, obsługa administracyjno-finansowa, wpłaty na PPK (w części, do której finansowania zobowiązany jest podmiot prowadzący placówkę), odpis na ZFŚS,

·      konserwację i remonty infrastruktury przedszkolnej.

WAŻNE: Kluczowe jest określenie czy zakres prac kwalifikuje się jako remont, czy też jako wydatek inwestycyjny. Ustawa o finansowaniu zadań oświatowych wyklucza możliwość finansowania dotacją wydatków o charakterze inwestycyjnym.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 8 ustawy Prawo budowlane, remont oznacza: „wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym”

3. Wyposażenie i modernizacja placówki

Wydatki mogą obejmować również zakup sprzętu i wyposażenia niezbędnego do prowadzenia działalności oświatowej, np.:

·      meble i wyposażenie np. ławki, krzesła, szatnie, tablice, wyposażenie kuchni,

·      sprzęt komputerowy i multimedialny wspomagający naukę,

·      sprzęt rekreacyjny i sportowy,

·      materiały biurowe i eksploatacyjne niezbędne do funkcjonowania przedszkola,

·      inne środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne pod warunkiem, że ich wartość jednostkowa nie przekracza kwoty 10 000 zł.

4. Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny w placówkach oświatowych

W ramach dotacji można również finansować wydatki na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny, np.:

·      środki higieniczne i dezynfekcyjne,

·      systemy monitoringu i zabezpieczeń,

·      dostosowanie placówki do wymagań przeciwpożarowych.

‍

Podsumowując, rozliczanie dotacji oświatowej jest procesem wymagającym przejrzystości, zgodności z przepisami i odpowiedniej dokumentacji. Właściwe rozliczenie zapewnia prawidłowe wykorzystanie środków publicznych.

Jeśli chcesz uprościć proces rozliczania dotacji warto zainwestować w moduł do rozliczania dotacji ELF EDU®. Dzięki temu narzędziu cały proces staje się bardziej przejrzysty i efektywny. ELF EDU® umożliwia monitorowanie wydatków oraz generowanie raportów, co pozwala na pełną kontrolę nad funduszami. To niezastąpione rozwiązanie, które pomoże Ci zaoszczędzić czas i uniknąć błędów przy rozliczaniu dotacji.

‍

‍

ŹRÓDŁA:

Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. 2024 poz. 754),

Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. 2024 poz. 986),

Ustawa Budżetowa na rok 2025 z dnia 9 stycznia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 63),

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2024 poz. 1530),

Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowalne (Dz.U. 2024 poz. 725),

Ustawa z dnia z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. 2024 poz. 737),

Marcin Przybylski, RIO o finansowaniu odpisu na ZFŚS i wpłat na PPK z dotacji oświatowej, https://samorzad.pap.pl, data publikacji 12.02.2024 r.

‍

‍